Rechtliche Hinweise

Umsetzung Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)

Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) bei der PIN AG

Umsetzung des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG)

Grundsatzerklärung PIN AG und Tochtergesellschaften (PIN-Unternehmensgruppe)

Grundsatzerklärung PIN AG und Tochtergesellschaften

(PIN-Unternehmensgruppe)

zugleich

Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit

mit den Gesellschaften der PIN-Unternehmensgruppe

Vorstand und Geschäftsleitung der PIN AG und ihrer Tochterunternehmen bekennen sich zu einer ökologisch und sozial verantwortungsvollen Unternehmensführung und erwarten das gleiche Verhalten von all ihren Zulieferern und Vertragspartnern. Wir stehen zu diesen Werten gegenüber unseren Beschäftigten und sorgen dafür, dass die Grundsätze ökologischen, sozialen und ethischen Miteinanders im Unternehmen gelebt und in die Unternehmenskultur integriert werden. Weiter sind wir bestrebt, laufend unser unternehmerisches Handeln im Sinne der Nachhaltigkeit zu optimieren und fordern unsere Zulieferer und Vertragspartner auf, dazu im Sinne eines ganzheitlichen Ansatzes beizutragen.

Die nachstehenden Anforderungen gelten intern und als Grundlage für alle zukünftigen Lieferungen und Leistungen.

Soziale Verantwortung

Das Entgelt für reguläre Arbeitsstunden und Überstunden muss mindestens dem nationalen gesetzlichen Mindestlohn oder dem Haustarifvertrag entsprechen, soweit dieser einschlägig ist. Den Beschäftigten sind alle gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen zu gewähren.

Lohnabzüge als Strafmaßnahmen sind nicht zulässig. Zulieferer und Geschäftspartner haben sicherzustellen, dass deren Beschäftigten klare, detaillierte und regelmäßige schriftliche Informationen über die Zusammensetzung ihres Entgelts erhalten.

Die Arbeitszeiten müssen den geltenden Gesetzen entsprechen, so dass eine angemessene Begrenzung der Arbeitszeiten, Arbeitspausen sowie regelmäßiger bezahlter Erholungsurlaub gewährleistet ist.

Das Recht der Beschäftigten, Organisationen ihrer Wahl zu gründen, ihnen beizutreten, sowie Kollektivverhandlungen zu führen und zu streiken, ist zu respektieren. Arbeitnehmervertreter sind vor Diskriminierung zu schützen. Arbeitnehmer dürfen nicht aufgrund von Gründung, Beitritt oder Mitgliedschaft in einer solchen Organisation diskriminiert werden. Arbeitnehmervertretern ist im Rahmen ihrer Zuständigkeit freier Zugang zu den Arbeitsplätzen ihrer Kollegen zu gewähren, um sicherzustellen, dass sie ihre Rechte in gesetzmäßiger und friedlicher Weise wahrnehmen können.

Die Diskriminierung / Ungleichbehandlung von Beschäftigten in jeglicher Form ist unzulässig. Dies gilt z. B. für Benachteiligungen aufgrund von Geschlecht, Rasse, nationaler, ethnischer oder sozialer Herkunft, Hautfarbe, Behinderung, Gesundheitsstatus, politischer Überzeugung, Weltanschauung, Religion, Alter, Schwangerschaft oder sexueller Orientierung. Die persönliche Würde, Privatsphäre und Persönlichkeitsrechte jedes Einzelnen werden respektiert.

Wir wie unsere Zulieferer und Geschäftspartner sind für ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld verantwortlich. Durch Aufbau und Anwendung angemessener Arbeitssicherheitssysteme werden notwendige Vorsorgemaßnahmen gegen Unfälle und Gesundheitsschäden, die sich im Zusammenhang mit der Tätigkeit ergeben können, getroffen.

Es darf keine Zwangsarbeit, Sklavenarbeit oder derart vergleichbare Arbeit eingesetzt werden. Jede Arbeit muss freiwillig sein und ohne Androhung von Strafe erfolgen. Die Beschäftigten müssen jederzeit die Arbeit oder das Beschäftigungsverhältnis beenden können. Außerdem darf keine inakzeptable Behandlung von Arbeitskräften, wie etwa psychische Härte, sexuelle und persönliche Belästigung und Erniedrigung stattfinden. Die Beauftragung oder Nutzung von Sicherheitskräften ist zu unterlassen, wenn bei deren Einsatz Personen unmenschlich oder erniedrigend behandelt oder verletzt werden oder die Vereinigungsfreiheit beeinträchtigt wird.

In keiner Phase darf Kinderarbeit eingesetzt werden. Zulieferer und Geschäftspartner sind aufgefordert, sich an die Empfehlung aus den ILO-Konventionen zum Mindestalter für die Beschäftigung von Kindern zu halten. Demnach soll das Alter nicht geringer sein als das Alter, mit dem nach dem Recht des Beschäftigungsortes die allgemeine Schulpflicht endet, und in jedem Fall nicht unter 15 Jahre. Wenn Kinder bei der Arbeit angetroffen werden, haben Zulieferer und Geschäftspartner die Maßnahmen zu dokumentieren, die zu ergreifen sind, um Abhilfe zu schaffen, und den Kindern den Besuch einer Schule zu ermöglichen. Die Rechte junger Arbeitnehmer sind zu schützen. Beschäftigte unter 18 Jahren dürfen nicht für Arbeiten eingesetzt werden, die schädlich für die Gesundheit, Sicherheit oder Sittlichkeit von Kindern sind.

Zulieferer und Geschäftspartner haben von der PIN AG oder einer ihrer Tochterunternehmen erhaltene Hinweise zur Erreichbarkeit, Zuständigkeit und zur Durchführung eines Beschwerdeverfahrens in geeigneter Weise an ihre Beschäftigten weiterzugeben. Das Beschwerdeverfahren muss für Beschäftigte unter Wahrung der Vertraulichkeit der Identität und wirksamen Schutz vor Benachteiligungen zugänglich sein. Zudem sind Zulieferer und Geschäftspartner selbst für die Einrichtung eines wirksamen Beschwerdemechanismus für Einzelpersonen und Gemeinschaften, die von negativen Auswirkungen betroffen sein können, zuständig.

Ökologische Verantwortung

Abwasser aus Betriebsabläufen, Fertigungsprozessen und sanitären Anlagen ist vor der Einleitung oder Entsorgung zu typisieren, zu überwachen, zu überprüfen und bei Bedarf zu behandeln. Darüber hinaus sind Maßnahmen einzuführen, um die Erzeugung von Abwasser zu reduzieren.

Allgemeine Emissionen aus den Betriebsabläufen (Luft- und Lärmemissionen) sowie Treibhausgasemissionen sind vor ihrer Freisetzung zu typisieren, routinemäßig zu überwachen, zu überprüfen und bei Bedarf zu behandeln. Zulieferer und Geschäftspartner haben zudem die Aufgabe, ihre Abgasreinigungssysteme zu überwachen, und sie sind angehalten, wirtschaftliche Lösungen zu finden, um jegliche Emissionen zu minimieren, beispielsweise durch den Einsatz von Filteranlagen, den Einsatz emissionsarmer Technologien und die Optimierung von Produktionsprozessen

Wir wie unsere Zulieferer und Geschäftspartner folgen einer systematischen Herangehensweise, um Festabfall zu ermitteln, zu handhaben, zu reduzieren und verantwortungsvoll zu entsorgen oder zu recyceln. Die Verbote der Ausfuhr gefährlicher Abfälle sind zu beachten. Chemikalien oder andere Materialien, die bei ihrer Freisetzung in die Umwelt eine Gefahr darstellen, sind zu ermitteln und so zu handhaben, dass beim Umgang mit diesen Stoffen, der Beförderung, Lagerung, Nutzung, beim Recycling oder der Wiederverwendung und bei ihrer Entsorgung die Sicherheit gewährleistet ist.

Der Einsatz und der Verbrauch von Ressourcen während der Produktion und die Erzeugung von Abfall jeder Art, einschließlich Wasser und Energie, sind zu reduzieren bzw. soweit wie möglich zu vermeiden. Dies beinhaltet unter anderem den Einsatz von Recyclingmaterialien, die Wiederverwendung von Produktionsabfällen und die Optimierung der Ressourcennutzung durch fortschrittliche Verfahren.

Der Energieverbrauch ist zu überwachen und zu dokumentieren. Es sind wirtschaftliche Lösungen zu finden, um die Energieeffizienz zu verbessern und den Energieverbrauch zu minimieren, beispielsweise durch den Einsatz erneuerbarer Energien, die Implementierung von Energiemanagementsystemen und die Optimierung der Gebäudeeffizienz.

Ethisches Geschäftsverhalten

Die Normen der fairen Geschäftstätigkeit, der fairen Werbung und des fairen Wettbewerbs sind einzuhalten. Außerdem sind die geltenden Kartellgesetze anzuwenden, welche im Umgang mit Wettbewerbern insbesondere Absprachen und andere Aktivitäten, die Preise oder Konditionen beeinflussen, verbieten. Ferner verbieten diese Regelungen Absprachen zwischen Kunden und Lieferanten, mit denen Kunden in ihrer Freiheit eingeschränkt werden sollen, ihre Preise und sonstigen Konditionen beim Wiederverkauf autonom zu bestimmen.

Zulieferer und Geschäftspartner verpflichten sich, bezüglich des Schutzes privater Informationen den angemessenen Erwartungen der PIN-Gruppe (PIN AG und Töchter), ihrer eigenen Zulieferer, Kunden, Verbraucher und Arbeitnehmer gerecht zu werden. Wir wie unsere Zulieferer und Geschäftspartner haben bei der Erfassung, Speicherung, Verarbeitung, Übermittlung und Weitergabe von persönlichen Informationen die Gesetze zu Datenschutz und Informationssicherheit sowie die behördlichen Vorschriften zu beachten.

Rechte an geistigem Eigentum sind zu respektieren; Technologie- und Know-how-Transfer haben so zu erfolgen, dass die geistigen Eigentumsrechte und die Kundeninformationen geschützt sind.

Bei allen Geschäftsaktivitäten sind höchste Integritätsstandards zugrunde zu legen. Wir wie unsere Zulieferer und Vertragspartner verfolgen beim Verbot aller Formen von Bestechung, Korruption, Erpressung und Unterschlagung eine Null-Toleranz-Politik. Verfahren zur Überwachung und Durchsetzung der Normen sind anzuwenden, um die Einhaltung der Antikorruptionsgesetze zu gewährleisten.

Umsetzung der Anforderungen

Die PIN AG und ihre Tochterunternehmen wie auch ihre Zulieferer und Geschäftspartner identifizieren kontinuierlich die Risiken in Bezug auf Lieferketten und ergreifen angemessene Maßnahmen, um erkannte Risiken abzustellen.

Die PIN AG und ihre Tochterunternehmen sind berechtigt, die Einhaltung der sich aus den vorstehenden Anforderungen ergebenden Pflichten und Obliegenheiten der Zulieferer und Geschäftspartner durch angemessene Kontrollmaßnahmen, insbesondere Audits, zu prüfen.

Ein derartiges Audit darf durch die PIN-Gruppe und / oder von der PIN-Gruppe beauftragte Dritte ohne Anlass einmal je Vertragsjahr bzw. bei konkretem Anlass jederzeit, jeweils mit angemessener Vorankündigungsfrist und zu den üblichen Geschäftszeiten, an den Betriebsstätten der Zulieferer und Geschäftspartner durchgeführt werden. Zulieferer und Geschäftspartner können einzelnen Auditmaßnahmen widersprechen, soweit durch sie zwingende datenschutzrechtliche Regelungen verletzt würden.

Sollte ein Verstoß festgestellt werden, wird dies dem Zulieferer oder Geschäftspartner unverzüglich mitgeteilt und eine angemessene Nachfrist gesetzt, um das beanstandete Verhalten mit diesen Regelungen in Einklang zu bringen.

Ist eine Abhilfe nicht in absehbarer Zeit möglich, so hat der Zulieferer oder Geschäftspartner dies unverzüglich anzuzeigen und gemeinsam mit der PIN-Gruppe ein Konzept mit Zeitplan zur Beendigung oder Minimierung des Verstoßes zu erstellen.

Wenn ein solcher Verstoß schuldhaft erfolgte, die Nachfrist fruchtlos abläuft und / oder die Umsetzung der im Konzept enthaltenen Maßnahmen nach Ablauf des Zeitplans keine Abhilfe bewirkt und eine Fortsetzung des Vertrages bis zur ordentlichen Beendigung für die PIN-Gruppe unzumutbar ist, gilt dies als wichtiger Grund, der die PIN AG oder ihr jeweils betroffenes Tochterunternehmen zur außerordentlichen Kündigung berechtigt.

Zulieferer und Geschäftspartner, die sich aktiv um die Umsetzung dieser Standards bemühen, können mit langfristiger Partnerschaft und einem bevorzugten Lieferantenstatus rechnen.

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Organisationsverfügung zur Umsetzung des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG)

Präambel

Die Geschäftstätigkeiten der PIN AG und ihrer Tochterunternehmen umfassen vorwiegend Post- und Logistikdienstleistungen im Inland. Die notwendigen Waren, Güter und Dienstleistungen werden weitgehend von in Deutschland ansässigen Geschäftspartnern, Zulieferern und Dienstleistern bezogen, wodurch die Risiken in den Lieferketten gemäß dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) als gering eingeschätzt werden. Dennoch sieht die Unternehmensleitung es als unerlässlich an, sämtliche Geschäftsbeziehungen regelmäßig einer Risikoanalyse zu unterziehen. Zudem werden die Unternehmenswerte, insbesondere Menschenrechte und Umweltstandards, als nicht verhandelbare Unternehmensgrundsätze sowohl über das interne Kommunikationssystem myPINwand als auch gegenüber allen Geschäftspartnern über die Internetseite des Unternehmens kommuniziert (Grundsatzerklärung).

Zur organisatorischen Verankerung des seit dem 01.01.2024 geltenden Umgangs mit den Anforderungen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes wird Folgendes geregelt:

1. Zuständigkeit für die Einführung, Umsetzung und Überwachung des Risikomanagements (§ 4 LkSG)

Für die Einrichtung, Umsetzung und Überwachung des Risikomanagements gemäß LkSG ist der Leiter des Bereichs Recht und Compliance der Muttergesellschaft PIN AG, Herr Staatssekretär a.D. Ulrich Freise, oder seine Nachfolgerin / sein Nachfolger in dieser Funktion verantwortlich. Diese Zuständigkeit gilt zentral für die PIN AG und alle ihre Tochtergesellschaften.

Aufgaben und Befugnisse der zuständigen Personen:

Namen der Verantwortlichen: Herr Freise wird von Herrn Daniel Teschke vertreten, dieser wiederum durch seine Mitarbeiterin Frau Nicole Manthey. (Risikomanagement-Team)

Aufgaben: Dem Risikomanagement-Team obliegt die Erstellung der Risiko-Cluster, die Überwachung und kontinuierliche Anpassung des Risikomanagements, regelmäßige Risikoanalysen, Berichterstattung an den Vorstand und an die Geschäftsführungen der Tochtergesellschaften sowie die Überprüfung der Einhaltung der Sorgfaltspflichten gemäß LkSG.

Befugnisse: Herr Freise und sein Team handeln unparteiisch und unabhängig, sind direkt dem Vorstand unterstellt und haben uneingeschränkten Zugriff auf alle relevanten Informationen und Daten, die für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.

Informations- und Dokumentationspflicht: Herr Freise o.V.i.A. ist verpflichtet, den Vorstand und die Geschäftsführung der Tochtergesellschaften mindestens einmal jährlich über die Ergebnisse der Risikoanalysen und die Umsetzung der Sorgfaltspflichten zu informieren. Sämtliche getroffenen Entscheidungen und Absprachen werden gemäß § 10 Abs. 1 S. 1 LkSG dokumentiert. Dies erfolgt im unternehmensinternen IT-System Easy-Work, in dem diesbezüglich eine siebenjährige Speicherfrist hinterlegt ist. Der jährliche Bericht wird auf der Internetseite des Unternehmens eingestellt.

Verankerung in Geschäftsabläufen/Prozess Risikobewertung: Das Risikomanagement wird in alle relevanten Unternehmensbereiche und Geschäftsabläufe integriert, um sicherzustellen, dass die Sorgfaltspflichten des LkSG in der gesamten Organisation beachtet werden. Halbjährlich haben die einzelnen Bereiche dem Risikomanager bzw. seinem Team einen aktualisierten Risikobericht zuzuleiten, der anhand eines vorgegebenen Risiko-Clusters die Lieferanten- und Dienstleisterbeziehungen erfasst und bewertet. Neu eingegangene Geschäftsbeziehungen werden sofort bei Abschluss einer Risikobewertung unterzogen. Die Erfüllung dieser Pflicht wird vom Risikomanagement überwacht. Die zur Erfüllung der halbjährlichen Berichterstattung notwendigen Risiko-Cluster werden vom Risikomanagement-Team erarbeitet und den Bereichen vorab zur Verfügung gestellt.

2. Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens (§§ 8, 9 LkSG)

Das Beschwerdeverfahren über tatsächliche oder vermeintliche Verstöße gegen die Lieferkettensorgfaltspflichten wird so gestaltet, dass es für alle Mitarbeitenden und externen Stakeholder leicht zugänglich ist. Es erfüllt die Anforderungen an Unparteilichkeit, Unabhängigkeit, Weisungsfreiheit und Vertraulichkeit.

Zugänglichkeit der Verfahrensordnung: Die Verfahrensordnung wird allen Mitarbeitern und relevanten Stakeholdern über das Intranet der PIN AG, die Internetseite der PIN AG oder auf Anfrage zugänglich gemacht.

Unabhängige Durchführung: Die Durchführung des Verfahrens erfolgt durch unparteiische und unabhängige Personen, die diesbezüglich keiner Weisungsgebundenheit unterliegen und die Verschwiegenheitspflicht beachten. In Person sind dies der für das Risikomanagement Verantwortliche bzw. sein Team; im Vertretungsfall die/der betriebliche Datenschutzbeauftragte.

Vertraulichkeit und Schutz vor Repressionen: Die Identität von Beschwerde führenden Personen wird streng vertraulich behandelt, und es wird sichergestellt, dass diese Personen vor jeglicher Form von Repressalien geschützt sind.

Berücksichtigung der Interessen potenziell Beteiligter: Bei der Einrichtung des Beschwerdeverfahrens werden die Interessen potenziell betroffener Personen berücksichtigt, um eine faire und ausgewogene Behandlung sicherzustellen.

3. Meldekanal

Beschwerden und Hinweise können auf folgenden Wegen eingereicht werden:

Per E-Mail an: Compliance@pin-ag.de
Telefonisch unter: 0174 9180631 (Herr Teschke)
Über das EasyWorksystem in der Anmeldemaske ohne Anmeldung (für anonyme Hinweise)
Postalisch an:
PIN AG
Abt. Recht & Compliance
Daniel Teschke –persönlich- o.V.i.A.
Alt-Moabit 91
10559 Berlin

Alle eingegangenen Meldungen werden direkt an das zentrale Risikomanagement weitergeleitet.

4. Verfahren zur Sachverhaltsklärung

Das genaue Verfahren zur Behandlung eingehender Hinweise ist im Anhang 1 dieser Verfügung beschrieben.

5. Schutz der Persönlichkeitsrechte

Der Hinweisgeber hat Anspruch auf streng vertrauliche Behandlung seiner Daten. Unbegründete oder nicht zweckdienliche Informationen werden nach erfolgter Prüfung unverzüglich gelöscht.

6. Benachteiligungsverbot

Kein Hinweisgeber darf aufgrund einer Meldung persönlich oder arbeitsrechtlich benachteiligt werden. Der Arbeitgeber verpflichtet sich, diskriminierende Handlungen gegen Hinweisgeber zu verhindern und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

7. Kündigungsverbot

Eine Kündigung aufgrund einer berechtigten Meldung von Missständen ist ausgeschlossen.

8. Datenschutz

Personenbezogene Daten, die im Rahmen des Verfahrens erhoben und gespeichert werden, unterliegen den geltenden Datenschutzgesetzen, insbesondere der DSGVO. Es werden nur jene Daten erhoben, die für die Zwecke dieses Verfahrens erforderlich sind. Die Daten werden getrennt von anderen Unternehmensdaten gespeichert und durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen geschützt.

Daten, die nicht für das Verfahren relevant sind, werden unverzüglich gelöscht. Die übrigen Daten werden grundsätzlich innerhalb von drei Jahren nach Abschluss der internen Ermittlungen gelöscht, es sei denn, ein Straf-, Disziplinar- oder Zivilgerichtsverfahren erfordert eine längere Speicherung.

Personen, die am Verfahren beteiligt sind, können sich jederzeit an den Datenschutzbeauftragten des Unternehmens wenden, um die Einhaltung ihrer Rechte überprüfen zu lassen. Beschwerden können bei der Datenschutzaufsichtsbehörde eingereicht werden.

9. Berichtswesen gegenüber Vorstand

Die Risikomanager / Fallmanager sind verpflichtet, den Vorstand einmal monatlich in anonymisierter Form über alle eingegangenen Meldungen zu informieren. Bei festgestellten Verstößen gegen das LkSG wird der Vorstand unverzüglich informiert. Die Information enthält auch die durch das Risikomanagement ergriffenen Maßnahmen.